Como delegar tarefas de forma eficiente é uma dúvida comum para profissionais que têm uma equipe, colaboradores que trabalham com pares ou autônomos que desejam ampliar a rede de atendimento. Isso, porque nem sempre passar o bastão é fácil - e fazê-lo corretamente pode garantir a eficiência do seu negócio ou plano de carreira. 
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Delegar tarefas é uma alternativa eficiente para crescer na carreira e melhorar resultados do negócio (Imagem: Pexels)

Por que delegar é importante?

Porque quando centralizamos tudo, não conseguimos evoluir. Acabamos caindo em rotinas que muitas vezes são enfadonhas e improdutivas, perdendo oportunidade de aprender coisas novas e ampliar nosso horizonte de atuação. 

Além disso, ao deixar de delegar aquilo poderia ser passado adiante, perdemos a chance de trabalhar com mais foco no que realmente nos move. 

Como delegar com eficiência?

Sempre digo que devemos delegar a tarefa e nunca a responsabilidade. Esse é o ponto de partida para delegar corretamente. Paralelamente, adotar as seguintes condutas também vai ajudar no processo:

1. Separe as tarefas entre monitoráveis e “só eu posso fazer”

Para delegar é preciso entender suas tarefas e separá-las em duas categorias. Nas monitoráveis, ficam as atividades que você pode delegar. Tratam-se de tarefas com possibilidade de supervisão, estabelecimento de prazo e controle de resultados. 

Na lista de “só eu posso fazer”, como o nome sugere, ficam as atividades que você deve preservar sob sua execução. São as decisões estratégicas, planejamento, revisão de projetos e relacionamento com o cliente. 

2. Passe um briefing claro

Decididas as atividades que devem ser delegadas, é hora de preparar o profissional que vai assumi-las. Para isso, é preciso ser claro: passe um briefing preciso do que você necessita, métodos de execução em que confia e resultados que espera. Apenas com uma orientação clara é possível que a demanda delegada seja executada com maiores índices de sucesso.

3. Alinhe expectativas

Para delegar com eficiência é fundamental manter suas expectativas alinhadas com as do profissional que irá assumir a tarefa. Conte o que você espera dele, tanto em termos de execução quanto de comprometimento e resultados. 

4. Dê feedbacks

Fundamental para qualquer relação de trabalho saudável, passar para o profissional suas percepções da entrega é essencial para que ele aprimore a execução do trabalho. Nesse momento, inclusive, sinalizar que as críticas têm a intenção de melhoramento e construção de uma jornada saudável é o caminho a se adotar. E vale lembrar dos pontos positivos e elogios. 

5. Conte com ajuda de um profissional

Donos de empresas ou gestores com muitas atividades acumuladas podem encontrar diversos desafios e incertezas na hora de delegar. De fato, é uma decisão importante, já que reestruturar atividades é um passo fundamental para melhorar resultados. 

E aqui, você pode contar com a ajuda de profissionais especializados em redistribuir tarefas com foco em eficiência. Uma das minhas atividades como consultora de empresas, por exemplo, é justamente auxiliar CEOs, CFOs, Diretores e Gerentes na delegação das tarefas para o time, melhorando o desempenho dos profissionais e do negócio. 

6. Confie

Por fim, um passo imprescindível para delegar atividades é a confiança – tanto em si mesmo quanto na pessoa que vai assumir as tarefas. Isso, porque realizar um bom planejamento do que vai ser delegado, passar um bom briefing e monitorar os resultados é uma receita que dá certo. 
 

Delegar tarefas de forma eficiente não é tão complicado se você contar com a ajuda de um profissional ou prestar atenção em todos as etapas do processo. (Imagem: Pexels)

Ao delegar corretamente, você abre espaço para uma rotina mais produtiva, com foco naquilo que realmente gostaria de estar fazendo e no que é realmente bom. 
 

Espero que tenha gostado da reflexão de hoje e sinta-se à vontade para tirar dúvidas ou comentar! 

Abraços. 
Marcia.